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Vamos começar com um cenário absurdo aqui para que possamos ilustrar bem o que dizemos quando precisamos desburocratizar URGENTEMENTE.

Imagine que você precisa fazer uma viagem e que a rodovia pela qual você precisa se deslocar tem um posto de pedágio a cada 10 quilômetros. Para piorar, eles só aceitam o pagamento em MOEDAS de 50 centavos!

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A fila está gigante. Você não estava informado desse PEQUENO DETALHE e precisará dar um jeito de voltar pra cidade, sacar dinheiro e trocar as suas cédulas por moedas. Coisa de outro mundo, não? Nem tanto… No dia a dia do empreendedor brasileiro, casos de procedimentos e requerimentos surreais como esse são muito comuns.

Nesse post, apresentamos para você alguns exemplos disso e oferecemos algumas dicas sobre como desburocratizar uma empresa. Confira!

Por que desburocratizar é tão importante?

MUUUUITO jogo de cintura é exigido para quem quer abrir, manter ou fechar uma empresa no Brasil. O excesso de burocracia atrapalha porque não agrega valor, impede a criatividade e a inovação, favorece a corrupção e pode causar prejuízos financeiros.

O relatório Doing Business 2019, do Banco Mundial, coloca o Brasil na posição 109 no ranking de facilidade de se fazer negócios, logo atrás da Papau Nova Guiné (108), Namíbia (107) e Lesoto (106)! Com o score de 60.1 (de 100 pontos possíveis), ficamos à frente apenas de países como a Síria, a Venezuela e a Somália.

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Para emitir esse relatório, o Banco Mundial mede aspectos como a facilidade (ou dificuldade) de se abrir um negócio e de se pagar impostos, quesitos nos quais andamos bem mal… Para se ter uma ideia, são necessários em média 107 dias para se abrir uma empresa no Brasil, além de muita papelada, filas e idas ao cartório. A título de comparação, na Estônia todo o processo pode ser feito online e leva menos de quinze minutos!

A burocracia relacionada ao pagamento de impostos também é enorme. Há pesquisas que mostram inclusive  que os gestores passam tanto tempo cuidando dos pormenores fiscais que não conseguem se dedicar a questões estratégicas do empreendimento. De acordo com a organização Endeavor, eles gastam 85 DIAS (ou 2.038 horas!) por ano apenas para manterem-se dentro da regularidade fiscal!

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Mas calma, calma! Com a ajuda da tecnologia, muitos dos processos que hoje fazem empresas perderem horas valiosas podem ser otimizados. E aí, você está preparado para desburocratizar o seu negócio?

Como desburocratizar uma empresa?

Vamos dar algumas dicas aqui de como otimizar o trabalho da sua empresa, fazendo com que você e o seu time ganhem mais tempo para focar no que realmente importa e traz valor para o seu negócio.

Revise seus processos

Conhecer todos os seus processos e tê-los mapeados e internalizados na cultura da empresa é OBRIGATÓRIO. Nada de fazer por intuição, certo? Mas, para reduzir a burocracia, é importante se debruçar sobre eles. Tire um dia para esquematizar todos os processos da sua rotina e pense em como reduzir os famigerados “pedágios”.

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Faça da tecnologia uma aliada do seu negócio

Um exemplo importante para se desburocratizar processos é a assinatura eletrônica. Com ela, você ganha tempo ao não precisar mais se deslocar para assinar contratos, enviar documentos para outros signatários e depois ter que ir reconhecer firma em cartório. A finalização de um contrato, que antes podia demorar HORAS (ou dias, se algumas das partes morasse em outra cidade ou país), passa a ser reduzida a meros minutos. Tudo pode ser feito digitalmente, com o seu smartphone, e com plena validade jurídica.

Usando o aplicativo da OriginalMy, você pode assinar os seus contratos e documentos com um clique. É rápido, fácil e seguro.

Além disso, com a OriginalMy você pode também autenticar documentos sem sair de casa. Por meio da nossa parceria com o Cartório Azevêdo Bastos, você pode enviar os seus documentos digitais e receber a autenticação via e-mail, dando adeus às filas. Mais prático que isso, impossível!

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Delegue tarefas

Nem tudo precisa passar pelas mãos do gestor. Por isso, além de delegar tarefas e criar uma cultura na qual não haja apenas uma pessoa que domine um processo, é importante reconhecer que partes da administração do seu negócio podem ser terceirizadas. A dica aqui é que você não se aproxime apenas das tradicionais áreas da contabilidade, do marketing e da assessoria jurídica. Pense também naquilo que as outras empresas podem fazer por você — e de uma forma até melhor!

Conclusão

Agora que você já tem algumas ideias de como desburocratizar uma empresa, mãos à obra: aposte na tecnologia, na simplificação de processos e na delegação de tarefas — inclusive com a terceirização formal de um serviço.

Gostou de aprender um pouco mais sobre desburocratização e tecnologia? Então conheça mais sobre a OriginalMy e como podemos te ajudar no nosso site!

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